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管理文稿

简介

管理文稿(文档管理Document Management),文档是企业重要的智力资产。在企业中,文档一般都以电子文档的形式存在,比如微软.doc格式,xls格式,ppt格式,pdf格式,纯文本.txt格式等;从内容上,可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。这些文档可能是过程性质的,也可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。

文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。文档管理的关键问题就是解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及发布控制等问题。

文档管理在法律事务所、保险公司、政府财政部门、广告代理公司和其它具有大量书面文件或影象操作活动的商业领域中最为有用。

重要文档.jpg

随着信息化进程,文档管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文档存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

系统元素

在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。

对于每种类型的文档使用哪些模板。

对于每种类型的文档提供哪些元数据。

在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。

在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。

当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时,如何在组织内移动文档。

要将哪些策略应用于文档,以便审计与文档相关的操作,以适当方式保留或处置文档,以及保护对组织至关重要的内容。

当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时,如何转换文档。

如何将文档视为企业记录,在这种情况下,必须根据法律要求和公司准则保留文档。

主要步骤

确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见,您具有适当的团队来实现解决方案,并且您知道谁将参与文档管理过程。致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息,请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。

分析文档用途在确定使用文档的人员后,确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息,请参阅分析文档用途。

规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能,从专门的网站(如记录库)到自由格式文档库(用于特殊文档创建和协作)。在一个库中,您可以进一步将内容划分到文件夹和子文件夹中。有关详细信息,请参阅规划文档库。

规划如何在各位置之间移动内容 在文档生命周期的不同阶段中,可能需要将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如,发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 Internet 网站。如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式,则您还需要规划内容转换。有关详细信息,请参阅主题规划文档库中的“规划内容的流动”。

规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息,如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。有关详细信息,请参阅规划内容类型 (Office SharePoint Server)。

规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如,对于文档库,您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息,请参阅规划版本控制、内容审批和签出。

规划工作流通过为组织规划工作流,当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时,您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。Office SharePoint Server 2007 包括适用于一般团队任务的工作流,如审核和批准文档。Office SharePoint Server 2007 还支持创建和安装自定义工作流。有关详细信息,请参阅为文档管理规划工作流。

规划策略对于每种内容类型,应规划信息管理策略,以确保文档获得适当的审计、保留,或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。Office SharePoint Server 2007 包含实现审计、文档保留、标签和条形码等的策略(以确保所打印的内容可以与文档库中的相应版本相关)。有关详细信息,请参阅规划信息管理策略。

管理文稿.jpg

主要类型

重要文档

单击“系统菜单”中“文档管理”,进入文档管理界面。

1、合同文档

1)进入合同文档界面

点击“合同文档”进入合同文档界面。

2)填写、发布合同

在“标题”栏中输入发布合同信息的主要标题内容。单击下方“内容”框,输入所要发布的与主标题相关的信息内容,按回车,点击“保存”即可。系统除了发送文本信息以外,还可以发送HTML页面信息,发送页面信息时只要选中“使用HTML语法”选项框即可。

3)查看合同文档

点击所要查看合同的标题即可进入、浏览合同文档信息。

如果显示超过一页,单击“上页”、“下页”可以翻页,在页码框中输入页号后,按回车键或者点击“转”按钮,即可直接进入该页查看。

在“搜索”栏中输入合同的标题的特征值,单击“搜索”,屏幕显示含有这些特征值的合同信息。

4)评论

如要对某些合同进行评论,直接点击该合同标题进入,在发布的内容框中输入所要评论的内容,单击“保存”即可。

5)删除合同信息

找到所要删除的合同信息的标题内容,单击标题行后面的蓝色“X”即可删除该合同。

2、人事档案

1)进入人事档案界面

点击“人事文档”进入人事档案界面。

2)填写、发布人事信息

在“标题”栏中输入发布人事信息的标题内容。单击下方“内容”框,输入所要发布的与主标题相关的信息内容,按回车,点击“保存”即可。系统除了发送文本信息以外,还可以发送HTML页面信息,发送页面信息时只要选中“使用HTML语法”选项框即可。

3)查看人事档案

点击所要查看人事信息的标题即可进入、浏览人事档案信息。

如果显示超过一页,单击“上页”、“下页”可以翻页,在页码框中输入页号后,按回车键或者点击“转”按钮,即可直接进入该页查看。

在“搜索”栏中输入人事的标题的特征值,单击“搜索”,屏幕显示含有这些特征值的人事信息。

4)评论

如要对某些人事情况进行评论,可直接点击该人事标题进入,在发布的内容框中输入所要评论的内容,单击“保存”即可。

5)删除人事信息

找到所要删除的人事信息的标题内容,单击标题行后面的蓝色“X”即可删除该人事信息。

3、固定资产档案

1)进入固定资产档案界面

点击“固定资产档案”进入固定资产档案界面。

2)填写、发布固定资产信息

在“标题”栏中输入发布固定资产信息的主要标题内容。单击下方“内容”框,输入所要发布的与主标题相关的信息内容,按回车,点击“保存”即可。系统除了发送文本信息以外,还可以发送HTML页面信息,发送页面信息时只要选中“使用HTML语法”选项框即可。

3)查看固定资产档案

点击所要查看固定资产信息的标题即可进入、浏览固定资产档案信息。

如果显示超过一页,单击“上页”、“下页”可以翻页,在页码框中输入页号后,按回车键或者点击“转”按钮,即可直接进入该页查看。

在“搜索”栏中输入固定资产信息的标题的特征值,单击“搜索”,屏幕显示含有这些特征值的固定资产信息。

4)评论

如要对某些固定资产信息进行评论,直接点击该固定资产信息标题进入,在发布的内容框中输入所要评论的内容,单击“保存”即可。

5)删除固定资产信息

找到所要删除的固定资产信息的标题内容,单击标题行后面的蓝色“X”即可删除该固定资产信息。

分类文档

单击“系统菜单”中“文档管理”,进入文档管理界面。

1、添加分类

在“添加分类”的名称栏中输入分类的名称,附言栏中可输入一些相关的附言信息,点击“新建”按钮即可。

2、选择分类文档

可以建立多个不同的分类文档,根据需要直接选择分类文档中具体文档进行发布、评论等。分类文档的使用方法与重要文档的使用相类似。

管理特点

层次展现--层次结构的文档存储和展现形式,使得文档更加容易查阅。

权限管理--依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人,使得文档的保密,权限查阅等需求得到了满足。

文档发布--文档内部发布,使得文档发布到内部的文档查阅界面。

导入导出--文档导入导出,指通过选择指定的文档将其从系统中导出,从对应文件中将其内容恢复到系统转化为文档。这使得文档可以存储为特定结构的文件用于备份或资源共享,为文档备份、文档迁移、资料共享等提供了很好的途径。

文档附件--文档附件改变了文档仅记录文字信息的属性,扩展为通过文档可以附加存储文件、影音资料等。

管理软件

大部分管理软件的文档管理功能是菜单化、单独上传文档、进行归类存储的方式,这种方式只能保存文档本身,但不能记录文档的产生原因和过程,并且文档的版本混乱。领度企业执行与沟通平台在做文档管理功能时,不仅仅采用菜单化模式提供上传文档的方式,而是在工作汇报时同步进行文档管理,即无论因任何工作汇报中上传的附件,都将按“项目——任务——事件”的位置编号方式自动归档在文档库中。位置编号的方式记录了文档的产生的完整过程:人、时间、事情,点击文档编号的时候不仅能够下载到文档,而且能查看到完整的文档上下文关系,因此能够保留这些知识及产生知识的过程。文档分类管理不但可以按项目、用户、群组进行分类,还可以加“标签”整体管理这些文档,形成企业知识库。

HOLA文档管理软件功能特点:

系统支持移动客户端APP访问,以及跨浏览器访问

用户电脑文档与服务器文档自动同步,自动上载文档

多层级的文档安全保护,权限分配,权限校验

文档链接发送,设置密码、有效期,实现文档的安全共享

文档签入/签出,版本控制

在线阅读器:在线浏览任意文档格式(如二维三维图纸),批注、测量

多种检索方式:文档内容检索、标签索引卡检索

文档审批流程、借阅流程

分布部署、集群部署,无限扩展的海量数据管理

KASS文档管理软件功能特点:

系统支持对文件存储和传输过程进行加密

文档的上传验证、修改审核、发布审批、文件借阅、权限申请等文档工作流

支持海量数据异地存储与传输

支持多种类型文件的在线预览

支持文件分类浏览及扩展属性的添加

文档的签入/签出,防止串改文件

严谨的版本管理,文件修改后有历史版本可查询及管理

异地之间的大型文档的稳定与安全传输

订阅文件,随时随地了解关心文件的动态

快速索引和检索海量数据,支持全文搜索

完整的日志跟踪,记录系统中所有用户在系统内的所有动作

edoc2文档管理软件功能特点:

系统拥有七层数据安全体系, 对数据存储和传输过程进行加密。

文档的迁入/迁出,版本控制和管理

文档的流程管理与审核

超过对450 种不同文档的在线预览与批注(如AutoCAD,Solidworks, ProE等)

异地之间的大型文档的稳定与安全传输

可以自定义元数据,相关文档可自动关联

快速索引和检索海量数据,支持全文搜索

完整的审计体制,可跟踪并记录每个用户在系统内的所有动作

三品EDM文档管理软件特点:

完善、严密的权限控制和数据安全机制

超过17种文档操作权限的设置,用户只有被授予正确权限才能获取和处理相应的文档资料

控制到每个文档对象的所有操作,如打印、分发、查看、编辑、文档订阅、文档跟催等

版本管理:文档修改后自动升级历史版本,支持对各版本的查找、对比、重用处理

流程模板能够直观自定义,可快速搭建企业各种复杂的电子审签流程

能统一规范每个部门特定的、专属的文档类型,避免文档创建的随意性和无序性

个人事务管理:工作看板,个人日程和员工工作计划管理

CAD/EDA/OFFICE/ERP软件集成:提供与前述主流软件厂家的产品集成,自动提取图纸信息进入到三品EDM系统中,方便日后查找和重用,并可输出各种BOM至ERP系统

Linkwedo文档管理具有如下特点:

1.文档位置编号

呈现文档列表,文档名称,文档所有者,文档上传时间等信息。每上传一份文档,生成文档编号呈现文档的位置:通过文档的位置(如P6-T28-E349)可以看出该文档是在属于哪个项目,属于哪个任务,是属于任务创建时上传,还是执行任务汇报工作中上传。

2. 文档的查看权限控制

在上传文档的时候可以设置文档的查看,文档的查看有五种权限:包含完全公开、项目参与人员可见、任务参与人员可见、事件参与者可见、私人文档,权限以此限定文档查看人数的范围。

3. 记录文档的查看记录

当文档被查看过,可以被查看次数、查看时间、查看者姓名等信息,直观掌握文档是否被关注过及被哪些用户查看过。

4. 记录产生的上下文,场景还原

不仅可以下载文档,查看文档内容,还可以了解文档的产生过程或所得到的评论。通过点击位置编号,可以进入到该文档的事件中查看细节,可直接查看到文档产生的过程,了解前因后果,即使文档上传者已经离职,也能够根据记录全面的还原场景,准确判断文档的版本。

5. 文档分类管理

将文档按不同属性分类,如按部门用户分类、按部门项目分类、按群组分类、按时间分类,通过对文档的分类能够快速找到需要的文档。

6. 统计文档数据

提供从全局查看文档的数据信息,如个人所有权限查看的文档数、个人上传的文档数等。

7. 标签功能

为文档添加标签,按标签管理文档,形成企业的知识库。

8. 文档搜索功能支持模糊搜索功能,输入文档部分名称可以搜索到文档。

管理系统特点

支持移动客户端以及跨浏览器平台访问。

支持超大文件自动上传、断点续传。

细颗粒度权限机制、文档精细化管控。

多种检索方式:文档全文检索、字段组合检索。

Office、WPS、PDF等在线预览、修改,协同工作。

版本控制、文档签入/签出。

文件外部共享可以限制查看时间、查看次数,以及密码访问。

市场现状

对信息和知识的获取和使用已经成为当今社会发展的基本动力,这也是信息时代的显著特征之一。而文字和图形是信息和知识的最主要载体,特别是利用计算机技术实现的信息和知识的获取和利用,已经成为21世纪信息化革命的主要特点和标志。随着我国信息化建设全面进入内容阶段,数据库、“海量存储”、信息安全等领域都成为了IT业界关注的重点,IT 产业的重心也已经逐渐转向信息处理和利用水平的升级。计算机应用的大规模普及,进一步丰富了人们获取信息和知识的来源,可以说,今天的工作、生活正在被大量的文档所包围。

在日常工作中,利用计算机,人们除了可以通过键盘直接录入文字信息,生成和保存文件,也能很轻易的通过Email、MSN、ICQ来收发文档,用OCR结合扫描仪获取文档,还可以通过数码相机、录音笔这些数字输入设备并辅以必要的软件来获取文字图像资料等等。

正是通过以上种种方式,人们在工作生活中面对的文档数量在迅速地增长。因此,对文档的管理变得尤为重要,可以说文档管理已经与我们的工作生活息息相关。在日常应用中,随着信息化浪潮扑面而来,人们对处理大量的录入文档的需求也越来越迫切。或许用户有时会有如下的经历:面对大量扫描录入的文档信息,不知道如何合理有序地分类存放,因此有时候想找到某个文档,颇有一种大海捞针的感觉;或者网页里有许多自己感兴趣的数据,这些数据都存在一定的规律,并且数据量很大,如果通过手工方式把这些数据保存出来,工作量可想而知,不但劳神费力,并且时间一长,还容易出错,平添许多烦恼。而文通鉴的出现则解决了用户的这些难题。

据文通鉴开发人员介绍,文通鉴就可以把用户的纸质文档原文“复印”到电脑,而且变成可编辑的文本,供用户查找,满足了用户在文档输入、编辑、存储、应用过程中的各种需求。利用TH-OCR技术,“文通鉴”可以识别包括中文简体、繁体、日文、韩文、英文在内的多种文字,同时还能准确地将纸质文档“一键录入到WODR”;利用“文通鉴”,用户还能实现PDF格式文档的生成以及PDF与其他格式文档之间的自由转化,并能轻松对PDF格式文档增加批注和标签;通过“文通鉴”提供的文档管理平台,用户还可以直接通过缩略图的方式预览包括扫描文件、Word文件、电子表格、PDF 文件及数码照片。此外“文通鉴”还能实现文档的关键字/全文智能检索、自动获取电子表格等多项功能。

基于全球领先的电子文档管理理念,“文通鉴”面向中文电子文档管理全过程,满足了用户在文档获取、文档处理、文档存储、文档应用等各个环节的不同需求,能够轻松完成纸介质文档向电子文档的转换、不同格式的电子文档的自由转换和调用、快速全文检索和文档原文再现等复杂应用,大幅度提升了用户的文档信息化管理效率。

虽然文档管理蕴藏着巨大的市场,但是如何才能激发用户的这种需求?于是文通信息想到了免费试用。文通信息总经理沙建辉表示:加深用户对文通鉴这种应用性极强的软件产品的认可,产品试用是最好的手段之一。据了解,在活动期间,文通信息总共发放免费光盘2万余张,试用用户覆盖了教育、政府机关、医院、科研机构、广告、媒体等行业。而且据文通鉴销售人员介绍,文通鉴的文档管理功能得到了不同行业用户的充分认可,而且这些用户还针对各自的应用,开发了很多新的应用点。比如从某广告公司利用文通鉴将各类纸质彩页通过文通鉴扫描进电脑,然后进行全文检索,这样只要输入要查找的关键字就能轻易找到需要的文案,效率是以前的10倍;某整形医院在试用了文通鉴之后,不仅将病人的病例实现了电子化,而且还将很多整形方面的文章、资料、图片通过文通鉴输入了电脑,建立了电子资料库,有效的实现了资源共享。而在教育行业,无论是制作课件、网上批改试卷还是建立电子资料库,文通鉴的文档管理功能发挥的更是淋漓尽致。除了行业市场,文通鉴对个人的文档管理也非常出色,据文通信息介绍,对于个人用户,文档管理不仅仅是报纸、杂志这些文档,比如一位来自北京的用户在购买了文通鉴之后,将家中的各种单据、票据、各种证件等等通过文通鉴“复印”到电脑,然后逐一建立索引,不仅查找方便,而且还可以直接在电脑实现这些文档资料的打印、传输。

从活动结束后的用户反馈信息来看,文档检索、PDF转换、纸质文档的录入识别是文通鉴最受关注的三个方面。特别是文通鉴强大的文档检索功能更是得到了许多用户青睐而这也是目前多数用户文档管理最常用的方面之一。对于这一结果,文通信息总经理沙建辉表示:从人们的日常工作习惯来看,每天需要文字识别的资料很少,而文档的查找和检索却是人们每天都在应用的。因此,作为一款文档管理解决方案,我们对文通鉴的应用前景非常有信心。而从目前试用活动取得的巨大反响来看,也更加坚定了我们进军文档管理市场的决心。

主要功能

① 集中存储,统一的文档共享

② 权限管理,可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制,控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作

③ 全文索引,可以索引Office、PDF等文件内容,快速从海量资料中精准查找所需文件

④ 文档审计,描述了文档生命周期全过程中的每一个动作,包括操作人、动作、日期时间等信息,通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。

⑤ 版本管理,文档关联多版本,避免错误版本的使用,同时支持历史版本的查看、回退与下载。

⑥ 自动编号,可自由组合设计编号规则。

⑦ 锁定保护,文档作者和管理权用户可将文档锁定,确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时,可以解锁,保证文档的正常操作。

⑧ 规则应用,系统支持为目录设定规则,指定动作、条件和操作,当动作触发符合设定的条件,系统则自动执行规则的操作。

⑨存储加密,文件采用加密存储,防止文件扩散,全面保证企业级数据的安全性和可靠性。

⑩数据备份,支持数据库备份和完整数据备份双重保护,全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置,到达指定时刻,系统自动执行备份操作。

⑪ 文档借阅,借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。

⑫ 审批流程,可自定义审批流程,实现流程固化,解决企业内部流程审批混乱的问题。

⑬ 统计报表,自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况

参考文献

文章来源:百度百科及农夫百科

原始创建:佚名

词条概况

版本编辑:5次

最近更新:2018-01-29

历史浏览:1379次

最新编辑:佚名

原始创建:佚名

词条标签:文档,文件

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